Voor wie is
hybride werken
de oplossing
Geschreven door
Marco Sotthewes
In de vastgoed- en facility wereld lees je dagelijks over de impact van hybride werken. Over de behoefte aan de werkomgeving en wat de impact op de gehuurde meters is.
Na de coronaperiode komen mensen niet meer massaal terug naar kantoor. Veel bedrijven herkennen het patroon dat op de oude piekdagen dinsdag en donderdag de drukte goed te doen is en op andere dagen is het nog rustiger dan voorheen. Uit recent onderzoek blijkt in veel kantoren een gemiddelde bezetting van 30-40% over de week.
Het dilemma van facility management
Daar rijzen twee vragen waar een groot dilemma in schuilt: ‘Wat moeten we met alle overmaat aan vierkante meters, werkplekken en voorzieningen op de kantoren enerzijds?’ en ‘Hoe maken we de kantoren nog aantrekkelijker zodat mensen er wel graag werken en komen?’ Te veel vierkante meters die leegstaan en onvoldoende inkomsten voor een goed draaiend restaurant generen is niet uit te leggen. En een toenemende vraag naar diversiteit in de werkomgeving, juist meer voorzieningen die het werk en leven makkelijker maken anderzijds, maakt het tot een ware puzzel.
FM gaat direct aan de slag met oplossingen
De stickers met coronaregels zijn nog niet verwijderd of FM staat voor de volgende uitdaging. Ze gaat samen met Asset management aan de slag met oplossingen. Op vrijdag wordt een aantal verdiepingen ‘leeggespeeld’ zodat het licht uit kan. De openingstijden van het restaurant worden misschien aangepast op woensdag en vrijdagmiddag.
En er wordt misschien een campagne gestart voor meer bewegen tijdens je werkdag en de ontmoetingsruimtes en inspiratiekamers worden opgefrist.
Zulke ingrepen leiden tot grotere doelmatigheid in het gebruik van vierkante meters en kostenbesparing op facilitaire diensten, daar twijfel ik niet aan. Mijn punt is: is dit wel de beste oplossing voor mensen? Weten we eigenlijk waarom mensen minder naar kantoor komen? Is er eigenlijk wel een probleem? Is dit niet een opening naar een veel betere oplossing waar we al jaren op hopen?
Keuzevrijheid is het hoogste goed
Na twee jaar verplicht thuiswerken tijdens de coronapandemie, na jarenlang verplicht op kantoor van 9 tot 5, hebben velen van hen nu een beperkte keuzevrijheid. Driekwart van de werkgevers biedt mensen meer keus in thuiswerken dan voor de coronapandemie. Meer dan ooit laten werknemers hun wensen en verlangen zien omtrent hoe en waar ze hun werk het beste doen. Uit veel onderzoeken omtrent de effectiviteit van een goede werkomgeving komt keuzevrijheid als belangrijkste variabele naar voren. Hoe meer mensen keuzevrijheid ervaren in het kiezen van hun werkomgeving, hoe beter ze hun eigen productiviteit ervaren.
Maar heeft iedereen wel keuzevrijheid?
Deze blog komt uit op ‘World Diversity Day’. Niet voor niets. Diversiteit en inclusie krijgen deze dag extra aandacht. In de kern gaat het erom dat ieder individu, ongeacht afkomst, achtergrond, gender, overtuiging of beperking, gelijke keuzes ervaart. Want lang niet iedereen heeft een keuze. Het gaat er dan niet alleen om dat je wel of geen gebedsruimte aanbiedt, maar dat iedereen kan kiezen hoe tijd en ruimte besteed worden: In gebed, concentratie of in vergadering.
Voordat je maatregelen kunt nemen om de veranderende werkomgeving aan te passen, vraagt dit een diepe analyse van de kantooromgeving en diep begrip van de beweegredenen van mensen om er te willen zijn. Wil je er zijn omdat je manager het verplicht of de energierekening thuis anders te hoog wordt? Of is een intrinsieke motivatie omdat je op kantoor veel beter je werk kunt doen (al dan niet samen met anderen). En als het dat laatste is, hoe kun je dan de werkomgeving zodanig faciliteren dat dit voor velen, zo niet alle medewerkers geldt?
Diversiteit en inclusief vraagt van ons dat we open staan voor alle ideeën en ervaringen en ze allemaal serieus overwegen, juist van groepen mensen die minder gehoord worden. Benut deze periode om dieper in te gaan op de beweegredenen van mensen om wel of niet op kantoor te werken. En grijp de leegte van het kantoor aan als kans om de kwaliteit van de werkomgeving en de keuzevrijheid voor mensen te vergroten. En tot slot: trap niet in de valkuil om alle vragen zelf te beantwoorden, laat je verrijken door anderen, ook diegenen die hun stem minder laten horen of gehoord worden.
Vragen en antwoorden
Mensen die werken voor bedrijven en organisaties die diversiteit en inclusie voorstaan zijn gelukkiger. Medewerkers die gelukkiger zijn, functioneren beter en dit leidt meestal tot betere bedrijfsresultaten.
Enkele onderzoeken:
- ‘Organisaties met een duidelijke missie rond gendergelijkheid en etnische diversiteit realiseren tot 33% meer resultaten en winst’ (2019, R. Williams)
- ‘Boardmembers met een grote diversiteit zijn meer geneigd om innovaties aan te gaan en halen 19% meer resultaat hierdoor’ (2018 McKinsey)
- ‘Klanten en investeerders zoeken naar diverse en inclusieve bedrijven, ze waarderen dit en zijn sneller geneigd te investeren in een duurzame relatie’ (2019, R. Greenfield in Bloomberg News)
- ‘Organisaties die diversiteit en inclusie negeren, lopen risico op discriminatie, onverantwoord gedrag, hoge uitstroom van medewerkers en fraude’ (2019, US Equal Employment Opportunity Commission)
In veel bedrijven en organisaties is de groep minderheden samen groter dan de dominante groep. Dit wordt steeds bepalender voor de ontwikkeling van een organisatie die diversiteit en inclusie omarmt. Als een bedrijf of organisatie diverser wordt en inclusief wil zijn, moet ook daar serieuze aandacht komen voor de fysieke werkomgeving. Dit is logischerwijs een belangrijke verantwoordelijkheid van het FM.
Het is goed om je de volgende vragen te stellen:
- Hoe staat het team van het FM tegenover diversiteit en gelijkheid?
- Weet je hoe de medewerkers inclusie in de fysieke werkomgeving ervaren, ga je met hen in gesprek?
- Kunnen HRM en FM op dit vlak samen optrekken en hoe dan?
- Waar moet een veilige en gezonde inclusieve werkomgeving aan voldoen en hoe bereik je dat?
- NEN, Toegankelijkheid 1814, Arbo, ITS, WELL Building Standard, B Corp en BREEAM-NL zijn allemaal labels op het gebied van duurzaamheid en toegankelijkheid, maar hoe zet je die in voor inclusiviteit?
Enter Here helpt je bij het beantwoorden van deze vragen en begeleidt het FM bij het opstellen van een strategische agenda.
Wil je meer weten? Lees onze whitepaper of mail naar info@enterhere.nl.
Voor implementatie en verankering van een inclusieve fysieke (werk)omgeving is continuïteit in de aanpak een vereiste. Enter Here adviseert daarom inclusie vast te leggen in een strategische agenda voor de gebouwde omgeving.
Verankering van diversiteit en inclusie past goed in certificeringen als WELL Building Standard, B Corp en BREEAM-NL.
Denk daarnaast aan de volgende punten:
- Gebruik het maturity model van je FM-organisatie om dialogen over diversiteit en inclusie te initiëren.
- Pas de WELL Building Standard voor bedrijfsgebouwen toe bij elke innovatie.
- Stel een uitvoerende inclusiviteitsagenda voor specifiek gemeentelijke gebouwen op en voer die uit.
- Zorg voor een constante dialoog om de verschillende ‘behoefte benoemende indicatoren’ te stroomlijnen en om te zetten in certificering.
Enter Here ondersteunt bij de verankering van de inclusieve fysieke (werk)omgeving en adviseert in de keuze van passende certificeringstrajecten. Wil je meer weten? Lees onze whitepaper of mail naar info@enterhere.nl.
Inclusie in de gebouwde omgeving is een onderwerp waar vooral over wordt gesproken; harde wet- en regelgeving is er echter nog weinig. Voor de fysieke toegankelijkheid van gebouwen bestaat wel regelgeving die (interieur)architecten behoren toe te passen (Bouwbesluit, NEN 1814, Arbo, ITS). De praktijk laat echter zien dat de gebruikers deze gebouwen vervolgens niet altijd als optimaal toegankelijk of als beter bruikbaar ervaren.
Enter Here ziet het als een van zijn taken om architecten te ondersteunen in een effectievere toepassing van de regelgeving. Daarnaast adviseren wij ook om indexen als de NEx, de Monitor Brede Welvaart en de Happy Planet Index toe te passen.
Voor kantoorgebouwen bestaan er labels en certificaten om de kwaliteit, energieprestatie of duurzaamheid van het gebouw te beoordelen. De certificering van een inclusieve fysieke (werk)omgeving staat nog in de kinderschoenen. De WELL Building Standard is in deze de meest toonaangevende. Het stelt weliswaar geen harde eisen, maar het certificaat beoordeelt onder meer de noodzakelijke samenhang tussen het FM en HRM om inclusie vorm te geven in de gebouwde omgeving.
Andere certificeermethodes als BREEAM-NL en B Corp ontwikkelen zich steeds verder op het gebied van de inclusieve fysieke (werk)omgeving.
Om inclusie en gelijkheid te kunnen waarborgen binnen de thema’s duurzaam en gezond bouwen is aandacht voor diversiteit een vereiste.
Gemeenten zijn verplicht een Lokale Inclusie Agenda op te stellen. Daarmee wordt tegemoet gekomen aan de Nederlandse ratificering van het VN-Verdrag voor de rechten van mensen met een beperking. Dit VN-Verdrag omvat alle soorten handicaps die mensen in elke levensfase kunnen beperken in het meedoen in de samenleving. Een van de onderdelen van de Lokale Inclusie Agenda betreft de toegankelijkheid van openbare gebouwen, inclusief bijvoorbeeld het openbaar vervoer, parkeergarages en openbare toiletten voor iedereen.
Lang niet alle gemeenten hebben zo’n agenda en als ze al zijn opgesteld, ontbreekt het meestal aan concrete, praktische toepasbaarheid.
Enter Here heeft ervaring in het begeleiden van gemeenten bij het opstellen van de uitvoeringsprogramma’s voor de Lokale Inclusie Agenda
met passende certificeringstrajecten.
Wil je meer weten? Lees onze whitepaper of mail naar info@enterhere.nl.
Om tot een inclusieve (werk)omgeving te komen, is tijd nodig. Het onderwerp is complex en vraagt om een zorgvuldige aanpak. Onder de begeleiding van Enter Here open je het gesprek over de inclusieve fysieke (werk)omgeving binnen jouw team, met andere afdelingen en met de directie of het bestuur.
Enter Here organiseert inspiratiebijeenkomsten om kennis over de inclusieve (werk)omgeving te delen. We nemen vervolgens jouw collega’s mee in onze actieworkshop, en we stellen een strategische agenda op. Daarnaast is het altijd mogelijk om een aanpak op maat te krijgen.
Wil je meer weten? Lees onze whitepaper of mail naar info@enterhere.nl.
De oprichters van Enter Here, Daan Schipper en Marco Sotthewes, hebben ruim twintig jaar ervaring in het domein van de gebouwde (werk)omgeving, met name als het gaat over hoe mensen functioneren in gebouwen.
Daan, met zijn achtergrond als interieurarchitect en workplace consultant, weet hoe je verschillende ideeën kunt verbinden. Hij kan als geen ander architecten en andere ontwerpers van de gebouwde omgeving ondersteunen bij het ontwerpen vanuit diversiteit en inclusie.
Marco kent als planoloog en vastgoedstrateeg de actualiteit op zowel het bestuurlijk niveau als bij de uitvoerende afdelingen. Hij helpt organisaties om diversiteit en inclusie te verankeren in hun strategie om zo ruimte te maken voor innovatie en vernieuwing.
Enter Here weet dat regelgevende instituten bij het veranderen van de fysieke (werk)omgeving een belangrijke rol spelen. Wij beschikken over brede kennis in de regelgeving die inclusiviteit en diversiteit mogelijk maakt, of juist dwarsboomt. Wij dragen deze kennis graag uit.
Wil je meer weten? Lees onze whitepaper of mail naar info@enterhere.nl.
